Que vous soyez un formateur indépendant ou un organisme de formation, passez un examen pour obtenir une certification ou un audit Qualiopi, cela permet de vous démarquer de vos concurrents. Cependant, il est indispensable de connaître le déroulement de cette journée spéciale afin de bien vous préparer sur les étapes qui vous attendent.
Les étapes prés audit : L’accueil et la réunion
Le matin de la journée spéciale, l’auditeur arrive dans vos locaux de formation ou dans votre domicile si vous êtes formateur indépendant. Ce premier contact entre vous et l’examinateur est l’occasion de faire connaissance. En même, il fait un petit tour de votre organisme. Ensuite, l’auditeur organise une réunion d’ouverture qui dure 20 minutes en moyenne. Vous vous présentez devant l’examinateur pendant au moins 5 minutes. Après la séance de la présentation, le responsable de l’examen vous explique ses obligations, sa mission et le déroulement proprement dit de l’audit Qualiopi.
Il vous informe également sur l’emploi du temps de la journée. Après cette discussion sur l’audit, il vous invite à présenter votre organisme de formation en vous demandant vos types de clients, votre type de formation, la durée d’apprentissage, les modalités et les programmes. En effet, vous pouvez vous appuyer sur vos documents si vous le souhaitez pour répondre. Pour finir, l’examinateur procède directement à l’échantillonnage de l’audit Qualiopi. Parmi toutes les formations que vous proposez dans votre organisme, il choisit quelques-unes pour en faire le sujet principal de son examen. Dans ce sens, l’échantillonnage se fait en général sur les deux dernières années d’activité.
L’audit Qualiopi proprement dit
Après la séance de présentation et la réunion d’ouverture, vous passez tout de suite à l’audit proprement dit. En se basant sur l’échantillonnage, l’examinateur procède à l’examen. Pour cela, il effectue un contrôle approfondi des sept critères du référentiel. Ensuite, il vous pose des questions concernant les critères à évaluer. L’auditeur vérifie également que le système qualité indiqué par votre organisme de formation est bien appliqué selon les normes en vigueur. À ce stade, il effectue des enquêtes qui sont ensuite combinées avec les critères du référentiel.
Durant l’audit Qualiopi, il vous est conseillé de bien préparer vos arguments en vous appuyant sur vos documents justificatifs que vous avez préparés avant de passer l’examen. Par ailleurs, cet audit peut durer toute la journée en fonction de vos réponses et les questions posées par l’auditeur. Il est entrecoupé par le déjeuner à midi, qu’il vous est conseillé vivement de passer avec l’auditeur, dans un petit restaurant se trouvant à proximité de votre organisme de formation par exemple. Moins formel, vous pouvez demander quelques indices sur les questions qui vous attendent pour l’après-midi.
La réunion de clôture et la suite de l’audit
Une fois l’audit terminé, l’examinateur prépare la réunion de clôture. Cette dernière lui permet de faire le point de la journée et de vous informer sur ses constats. Pour les critères à examiner, il vous annonce la conformité, la non-conformité de certains critères à faibles valeurs et la non-conformité des critères majeure. Toutefois, l’échec sur les critères majeurs peut remettre en cause la qualité de la formation que vous dispensez à vos apprenants.
Suite à l’audit, l’examinateur transmet son constat à un comité technique. Ce dernier décide de l’obtention ou non de l’audit Qualiopi. Si vous avez bien respecté les critères, la certification Qualiopi vous est octroyée pour une période de 3 ans. Ensuite, un audit de surveillance va être mis en place dans les 18 mois prochains. Pour la non-conformité au critère mineure, il est indispensable d’envoyer un plan d’action qui récapitule les actions que vous allez réaliser pour corriger cet échec. Ce plan d’action doit être déchargé dans les six mois qui suivent le premier examen.
En cas de non-conformité sur les critères majeure, les corrections que vous réalisez doivent être contrôlées dans les trois mois qui suivent la certification qualiopi. Quoi qu’il en soit, vous êtes dans l’obligation d’envoyer à l’organisme examinateur les preuves de l’instauration des gestes correctives, dans les délais mentionnés dans votre dossier de demande de certification. Cependant, l’organisme examinateur peut aussi réaliser un audit supplémentaire en cas d’échec sur les questions majeures, qui permet de vérifier les modifications apportées. Si vous n’avez pas obtenu la certification qualiopi, vous devez attendre trois mois pour faire une nouvelle demande.